I Svenska bolag spenderar medarbetare och chefer i genomsnitt 12 timmar per vecka i interna möten (källa: tidningen Chef). Snittkostnaden per anställd och timme är 350 kr (källa: Svenskt Näringsliv). För ett bolag med 100 anställda kostar interna möten således 19 miljoner kronor per år. Det pratas om mötesinfarkt i svenska bolag där möten i sig bevisat sig vara en stor anledning till stress för medarbetare och chefer.

Alla möten är inte dåliga möten men många möten har större potential än vad deltagarna i mötet (oftast) tror. Fler och fler organisationer upplever att de behöver se över sina interna möten, inte enbart för att kostnadseffektivisera utan också för att reducera stress på arbetsplatsen. Ledare tränas för att hålla mer effektiva möten och projektledare scrollar i flöden efter tips för att motivera arbetsgruppen, men är det verkligen hela lösningen för att förändra mötesklimatet?

Jakten på det effektiva mötet

Möten är kittet i svenska organisationer, en viktig arbetsform och komponent i vår arbetsdag men också en tung kostnadspost. Desto större komplexitet i arbetsuppgifter inom organisationen, desto mer kommer det kräva av våra möten. De flesta på en arbetsplats är överens om att ett önskvärt möte är meningsfullt, effektivt och har ett tydligt syfte som i tur underlättar arbetsbelastning och bidrar till utveckling istället för det motsatta. Det är i möten som vi skapar samsyn, delar erfarenheter, tänker nytt och skapar framtiden.

Som organisationskonsult har jag länge stöttat organisationer att höja mötenas värde. Min upplevelse är att både chefer och medarbetare är väl medvetna om vilka åtgärder som behöver åtas för att mötet ska verka mer effektivt, men när det kommer till deras syn särskilt på organisationens möteskultur får jag sällan ett direkt gensvar.

Det har ganska länge pratats om att skapa effektiva möten, men generellt – har ganska lite hänt. Vi fokuserar gärna på hygienfaktorer, såsom ”10 tips för bättre möten” t ex att förbättra agendan, tydligt syfte, goda förberedelser, reducera mötestiden och se till att rätt personer är på rätt plats osv. Men att reflektera över vilken möteskultur vi vill ha i organisationen är sällan någonting som diskuteras. ”Är 3-4 möten per dag utan ställtid en möteskultur vi vill eftersträva?” och ”Vilket värde bidrar dessa möten till?”.

När ska vi ta mötesinfarkten på allvar?

Är det inte dags att blicka upp från quick-fixes och ta den rådande mötesinfarkten på allvar? Många organisationer är medvetna om sin mötesproblematik, men saknar både tid och utrymme för att diskutera syfte och möteskultur (ännu ett möte!). Min upplevelse är att det är först när organisationen bestämt sig för att förändra möteskulturen, som organisationen är mottaglig för att applicera en struktur som leder till mer effektiva och innovativa möten.

Var börjar en hållbar möteskultur?

Första steget för att skapa en hållbar möteskultur börjar hos dig. Du som medarbetare, chef eller projektledare kan påverka genom att visa ditt missnöje gällande möteskulturen. När vi är medvetna om problemet kan vi börja att inventera nuläget, för att sedermera sätta ett önskat läge och en strategi anpassat verksamheten och (om möjligt) ta in extern hjälp med nya ”glasögon” / perspektiv.

Organisationer som inventerar sin möteskultur förbättrar inte bara kärnverksamhetens flöden utan  ökar också motivation hos medarbetare samt bidrar till friskare anställda och utvecklar tydligare konkurrensfördelar. Jag hoppas framöver att se fler organisationer som tar sin mötesproblematik på allvar och inser relationen mellan en hållbar möteskultur och välmående på arbetsplatsen.

Är du här för att förändra?

Det är viktigt med flera förebilder hos ledare, nyckelpersoner och medarbetare för en hållbar möteskultur i Sverige. Precis som vid andra strukturella förändringar i organisationer krävs att någon tar stafettpinnen och agerar. Därför undrar jag om du har en story att berätta om en (rent utav) värdelös möteskultur? Eller har du själv varit med och påverkat och utvecklat din organisations möteskultur? Kontakta mig på 0722335313 eller paulin@gritconsultancy.se